Erros comuns na gestão de inventário

A gestão de inventários é uma das tarefas mais complexas que aqueles que estão à frente de um negócio têm de assumir, porque enganar-se com o stock pode significar ficar desabastecido ou, pelo contrário, ter acumulado uma grande quantidade de produtos que não podem ser vendidos. Por isso, é importante que conheça os fundamentos da gestão de inventários para evitar cometer erros que podem sair muito caros.

O que é a gestão de inventários

O inventário é o conjunto de bens ou materiais que uma empresa tem armazenados com o objetivo de os colocar à disposição dos seus clientes, obtendo com isso rentabilidade.

A gestão de inventários e armazéns é o processo que controla a entrada e saída de mercadorias do armazém, assegurando que um determinado produto estará no destino correto num momento específico.

Para poder fazer uma gestão adequada é fundamental que esteja a par de todos os movimentos de mercadoria no armazém (muito melhor se for em tempo real); assim saberá onde está cada coisa e poderá controlar as quantidades que restam para saber quando precisa de se abastecer.

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Na gestão de stocks e inventários não importa apenas saber quantos produtos de cada unidade se têm, mas sim onde estão exatamente dentro do armazém. Algo para o qual é essencial contar com caixas para a organização e outros elementos semelhantes. Assim evita-se que parte do stock se possa perder dentro do próprio local de armazenagem.

Tipos de inventários

• Inventário perpétuo Controlo contínuo do stock e da sua localização, normalmente com tecnologia.
• Inventário intermitente Realizado periodicamente, idealmente duas vezes por ano, para verificar o stock físico.
• Inventário final Elaborado no fim do exercício económico para determinar a situação patrimonial.
• Inventário inicial Realizado pelo empreendedor no início do negócio para assegurar que tem todos os recursos necessários.

Inventário perpétuo

É um dos sistemas de maior controlo, porque implica saber a todo o momento quantas referências há no armazém e onde se encontram. Atualmente só é possível realizá-lo se for feito um bom investimento em tecnologia de gestão do stock. O bom é que reduz os erros e permite ter os números sempre atualizados para preparar os estados financeiros.

Invista em tecnologia para a gestão de stock. Isso permite saber as referências e localizações dos produtos a todo o momento, minimizando erros.

Inventário intermitente

Quando não se aplica o sistema de controlo perpétuo, uma boa opção é fazer um inventário a fundo de forma periódica. O ideal é fazê-lo um mínimo de duas vezes por ano para verificar a quantidade de stock que verdadeiramente existe no armazém.

Inventário final

É realizado cada vez que termina o exercício económico a fim de determinar a situação patrimonial nesse momento concreto.

Inventário inicial

É o que o empreendedor realiza ao iniciar o seu negócio, para se assegurar de que tem tudo o que lhe faz falta.

Erros comuns na gestão de inventário

Os métodos de gestão de inventários podem ser mais ou menos eficientes dependendo de como são aplicados. Mas há uma série de erros bastante comuns que podem dar lugar a importantes ineficiências:

• Não estar a par da procura para ajustar o stock.
• Não automatizar o processo, de forma que um erro humano ao introduzir um dado pode causar um grande desajuste.
• Organização inadequada da mercadoria no armazém, que dificulta o acesso à mesma ou facilita a “perda” de produtos.
• Verificação pouco frequente do stock.

A gestão de inventários tem efeitos diretos tanto na atenção ao cliente como nos resultados da empresa, daí a importância de abordar esta tarefa da melhor forma possível e evitar erros.

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